Personal DataProtection Act

Download PDPA documents here:

Personal Data and Information Notice to individual

Chemical Company of Malaysia and its Group of Companies respects your privacy. We treat and view your personal data seriously.

This Personal Data & Information Notice is issued to all our valued customers, trading partners, website users and persons who process personal data in respect of commercial transactions pursuant to the requirements of the Malaysia Personal Data Protection Act 2010. This Personal Data & Information Notice sets out how we will collect and deal with your personal data subject to the specific terms and conditions that may apply to you depending on the nature of the commercial relationship in existence between us.

Personal Information & Data Collection

In the course of your dealings with us, we will request that you provide data and information about yourself and/or your family ("Personal Data”) to enable us to enter into transaction with you or to deliver the necessary services and/or products in connection with our business. Such Personal Data may include information concerning name as per your identity card, preferred name, identity card number, age, contact number, residential address, e-mail address, birth date, gender and occupation or other types of data collected. We may also obtain sensitive personal data (such as your physical or mental health or your religious beliefs) from you. If you volunteer such information, you will be consenting to our processing it for the purposes stated below.

Why do we collect Personal Data?

Collection of personal data is relevant in connection with our business process, execution, including delivery of services and/or products and client relationship management.

Personal Data you provide will be collected, used and otherwise processed by us for, amongst others, the following purposes:

1. the delivery of services or products and the marketing of such services or products whether present or future, to you;
2. trading partners or customer relationship management procedures;
3. those purposes specifically provided for in any particular service or product offered by us;
4. conducting marketing and client profiling activities in connection with our services and related products;
5. our internal record keeping;
6. meeting any legal or regulatory requirements relating to our provision of services and products and to make disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular, code applicable to us or any related companies of our Group;
7. enable us to send you information by e-mail, telecommunication means (telephone calls or text messages) or social media about products and services offered by selected third parties that we think may interest you; and
8. for the purpose of any contests or promotions organised by Chemical Company of Malaysia Berhad.

What are the effects arising from failure to provide Personal Data?

It is not mandatory for you to provide your personal information to us. However, if you volunteer such information, you will be consenting to our processing it for the purpose stated above.

Please note that the failure to supply such Personal Data will / may:-

1. result in us being unable to provide customers with the services and/or products requested;
2. result in us being unable to update you on our latest product and/or launches;
3. result in your inability to enter or participate in the contest, promotions or redemption activities organised by us.

Disclosure

Personal Data provided to us will generally be kept confidential but you hereby consent and authorize us to provide or disclose your Personal Data to the following categories of parties:-

1. any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency;
2. any related companies and subsidiaries of the CCM group including its affiliates, associate companies, agents, representatives, within and outside Malaysia, including those established in the future;
3. our business partners, strategic partners and affiliates that provide related services or products in connection with our business;
4. government agencies, statutory authorities and industry regulators;
5. our auditors, consultants, accountants, lawyers or other financial or professional advisers;
6. our sub-contractors or third party service or product providers as may determine to be necessary or appropriate such as for the purposes of data storage or otherwise;
7. any third parties deemed necessary by us to fulfil the above referenced purposes

Safeguards

We shall keep and process your data in a secure manner. We endeavour, where practicable, to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your Personal Data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your Personal Data.

Use of IP address and cookies

A Internet Protocol (IP) address is a series of numbers attached to your electronic device. Your IP address is recorded in our server when you visit our website. A cookie is a small text file which is placed onto your electronic device when you access our website. We use cookies on this website to recognise you whenever you visit this website and to make your online experience more efficient and enjoyable. The information we obtain from our use of cookies will not usually contain your personal data, although we may obtain information about your electronic device such as your IP address, your browser and other internet log information. In certain circumstances, we may collect personal data about you, but only where you voluntarily provide it, for example, by completing our online feedback form. You can modify the settings of your browser to turn off cookies.

Rights of Access, Correction

You have the right to request access to and correction of information about you held by us and in this respect, you may:

1. check whether we hold or use your Personal Data and request access to such data;
2. request that we correct any of your Personal Data that is inaccurate, incomplete or out-of-date;
3. request that we specify or explain its policies and procedures in relation to data and types of Personal Data handled by us;

See our Guidelines on Handling Request for Access to Personal Data and the Subject Access Request Form published on www.ccmberhad.com for further information on PDPA.

The person to whom written requests for access to Personal Data or correction of Personal Data or for information regarding policies and procedures and types of Personal Data handled by us is:

You have the right to request us to stop processing your Personal Data. If you wish to exercise this right, kindly put your request in writing and furnish us the relevant information identifying yourself and your request and send it to:

We will endeavour to respond within 21 days of receipt of your request. However, the process may take longer if we receive insufficient information to identify yourself, your request or the data.

The Personal Data & Information Notice is provided in English and Bahasa Malaysia. The English version shall prevail in the event of inconsistencies. We may change this Personal Data & Information Notice from time to time. Kindly check thePersonal Data & Information Notice from time to time to update yourself as to the most recent version which applies to all our website users.

Guidelines on Handling Requests For Personal Data

1. Requirements for a valid request
   • he request must be in writing. A Request Form (Form I) (which may be downloaded / obtained from www.ccmberhad.com) must be filled out and submitted to us. If you are requesting personal data on behalf of another individual, please use Form II.
   • Request made by non CCM employees must be accompanied by the appropriate fee. We currently charge Ringgit Malaysia Ten (RM10-00) only;
   • We may request supporting documents from you in order to verify your identity before allowing the access. The Request Form contains examples of the type of documents that can be used to do this. Typically we will request a copy of your National Registration Identity Card / Driving License / passport to enable us to establish your identity. We may also ask for further documents of proof, e.g. recent utility bill (or equivalent) to verify your identity and address. If you are not the data subject, we will require you to produce a copy of your legal authority, such as Power of Attorney, where appropriate.
   • We must be able to identify the information being requested. For example, if the data subject is both an employee and a customer of CCM, We may request you to specify whether you are seeking access to the data subject’s human resource file, customer records or both.
   • Unless the above requirements are met, we are not obliged to comply with a request.
2. Time Period for Satisfying a Request
   1. Once a valid subject access request is received, we will respond within 21 days after all requirements have been satisfied.
3. Exemptions to the Right of Access Data
   2. In certain circumstances we may be exempted from providing some or all of the personal data requested. These exemptions include, but are not limited to the following circumstances:
      • Providing access will disclose personal data relating to another individual who can be identified from that information, unless (a) that other individual has consented to the disclosure of the information to you; or (b) it is reasonable in all the circumstances to comply with the data access request without the consent of the other individual;
      • Providing access would constitute a violation of a court order;
      • Providing access would disclose confidential commercial information;
      • Providing access would prejudice the purposes of preventing or detecting crime, apprehending or prosecuting offenders;
      • Data requested involves confidential references that we have given to third parties for the purpose of your actual or prospective education, training or employment; appointment of you to any office; or provision by you of any service;
      • Data requested involves personal data which is subject to legal professional privilege. This covers confidential communication between us and our lawyers where the dominant purpose of the communication is the giving or receiving of legal advice; and confidential communication between us or our lawyers and a third party (such as a witness) where the dominant purpose of the communication is the giving or seeking of legal advice in respect of current or potential legal proceedings;
      • Providing access would prejudice the conduct of our business or activity when the personal data we process is for the purpose of management forecasting or management planning to assist us in the conduct of any business or any activity. Examples of management forecasting and planning activities include staff relocation, redundancies, succession planning, promotions and demotions;
      • Data requested involves personal data consisting of a record of our intentions in relation to negotiations with you where doing so would be likely to prejudice those negotiations.
   3. Each request will be considered on a case-by-case basis after taking into account all facts.

Download PDPA documents here:

Notis Data Peribadi dan Maklumat kepada individu

Chemical Company of Malaysia dan Kumpulan Syarikatnya menghormati privasi anda. Kami menganggap dan memandang serius data peribadi anda.

Notis Data Peribadi &Maklumat ini dikeluarkan kepada semua pelanggan, rakan dagangan, pengguna laman webkami dan juga mana-mana orang yang menjalankan urus niaga komersial dengan kami selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010.Notis Data Peribadi & Maklumat ini berfungsi sebagai garis panduan am tentang bagaimana kami mengumpul dan menangani data peribadi anda tertakluk kepada terma dan syarat khusus yang mungkin dikenakan terhadap anda bergantung kepada sifat perhubungan perdagangan antara anda dan kami.

Pengumpulan Maklumat & Data Peribadi

Sewaktu anda berurusan dengan kami, kami akan meminta anda memberikan data dan maklumat tentang diri anda dan/atau keluarga anda ("Data Peribadi”) untuk membolehkan kami memasuki urus niaga dengan anda atau menyediakan perkhidmatan dan/atau produk yang perlu berhubung dengan perniagaan kami.

Data Peribadi tersebut mungkin termasuk maklumat tentang nama menurut kad pengenalan anda, nama pilihan, nombor kad pengenalan, umur, nombor hubungan, alamat kediaman, alamat e-mel, tarikh lahir, jantina dan pekerjaan dan lain-lain data yang dikumpul. Kami juga mungkin mendapatkan data peribadi sensitif (seperti kesihatan fizikal atau mental atau kepercayaan agama anda) tentang anda. Jika anda memberikan maklumat tersebut dengan sukarela, anda dengan ini membenarkan kami memprosesnya bagi tujuan yang dinyatakan di bawah.

Mengapakah kami mengumpul Data Peribadi?

Pengumpulan data peribadi adalah relevan berhubung dengan pelaksanaan proses perniagaan kami, termasuk penyampaian perkhidmatan dan/atau produk dan pengurusan perhubungan pelanggan.

Data Peribadi yang diberikan oleh anda akan dikumpul, digunakan dan sebaliknya diproses oleh kami antara lainnya bagi tujuan berikut:

1. penyampaian perkhidmatan atau produk dan pemasaran perkhidmatan atau produk tersebut sama ada pada masa kini atau di masa hadapan, kepada anda;
2. prosedur pengurusan perhubungan rakan dagangan atau pelanggan;
3. tujuan yang diperuntukkan dengan nyata dalam sebarang perkhidmatan atau produk khusus yang ditawarkan oleh kami;
4. menjalankan aktiviti pemasaran dan pemprofilan pelanggan berhubung dengan perkhidmatan dan produk berkaitan kami;
5. penyimpanan rekod dalaman kami;
6. memenuhi sebarang keperluan undang-undang atau kawal selia berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan dan produk oleh kami dan untuk membuat pendedahan di bawah keperluan sebarang undang-undang yang terpakai, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling, kod yang terpakai kepada kami atau mana-mana syarikat berkaitan dalam Kumpulan kami;
7. membolehkan kami menghantar maklumat kepada anda melalui e-mel, kaedah telekomunikasi (panggilan telefon atau pesanan teks) atau media sosial tentang produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak ketiga tertentu yang kami anggap mungkin menarik minat anda; dan
8. bagi tujuan apa-apa peraduan atau promosi yang dianjurkan oleh Chemical Company of Malaysia Berhad [jika berkenaan].

Apakah kesan yang berbangkit daripada kegagalan untuk menyediakan Data Peribadi?

Anda tidak wajib memberikan maklumat peribadi anda kepada kami. Walau bagaimanapun, jika anda memberikan maklumat tersebut dengan sukarela, anda dengan ini membenarkan kami memprosesnya bagi tujuan yang dinyatakan di bawah.

Sila ambil maklum bahawa kegagalan untuk membekalkan Data Peribadi akan/mungkin:-

1. menyebabkan kami tidak dapat memberikan perkhidmatan dan/atau produk yang diminta kepada pelanggan;
2. mengakibatkan kami tidak dapat mengemaskinikan anda tentang produk dan/atau pelancaran terkini kami;
3. mengakibatkan anda tidak berupaya memasuki atau menyertai peraduan, promosi atau aktiviti penebusan yang dianjurkan oleh kami.

Pendedahan

Data Peribadi yang diberikan kepada kami secara amnya akan dirahsiakan tetapi anda dengan ini membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk memberikan atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada kategori pihak berikut:-

1. mana-mana orang kepada mana kami terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada agensi kompeten atau kerajaan;
2. mana-mana syarikat berkaitan dan anak syarikat kumpulan CCM termasuk syarikat gabungan, syarikat sekutu, agen, wakilnya, di dalam dan di luar Malaysia, termasuk yang ditubuhkan di masa hadapan;
3. rakan kongsi perniagaan, rakan kongsi strategik dan anggota gabungan kami yang menyediakan perkhidmatan atau produk berkaitan berhubung dengan perniagaan kami;
4. agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
5. juruaudit, perunding, akauntan, peguam kami atau penasihat kewangan atau profesional kami yang lain;
6. subkontraktor kami atau penyedia perkhidmatan atau produk pihak ketiga sebagaimana kami anggap perlu atau sesuai seperti bagi tujuan penyimpanan data atau sebaliknya; dan
7. mana-mana pihak ketiga yang kami anggap wajar.

Pelindung

Kami akan menyimpan dan memproses data anda dalam cara yang selamat. Kami akan berusaha sedaya upaya, di mana praktik, untuk melaksanakan pelindung dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang sesuai selaras dengan undang-undang dan peraturan yang terpakai untuk menghalang pemprosesan Data Peribadi anda dalam cara yang tidak dibenarkan atau tidak sah dan kehilangan atau kemusnahan atau kerosakan pada Data Peribadi anda dalam cara yang tidak disengajakan.

Penggunaan alamat IP dan ‘cookies’

Alamat Internet Protocol (IP) adalah satu siri nombor yang ada pada peranti elektronik anda. Alamat IP anda direkodkan dalam pelayan kami apabila anda melayari laman web kami. ‘Cookie’ adalah fail teks kecil yang ditempatkan dalam peranti elektronik anda apabila anda mengakses laman web kami. Kami menggunakan ‘cookie’ di laman web ini agar dapat mengenali anda setiap kali anda melawat laman web ini dan agar pengalaman dalam talian anda lebih cekap dan menyeronokkan. Maklumat yang kami perolehi daripada penggunaan ‘cookies’ biasanya tidak mengandungi data peribadi anda, meskipun kami mungkin mendapatkan maklumat tentang peranti elektronik anda seperti alamat IP anda, pelayar anda dan maklumat log internet lain. Dalam keadaan tertentu, kami mungkin mengumpul data peribadi tentang anda, tetapi hanya jika anda memberikannya secara sukarela, misalnya dengan melengkapkan borang soal selidik dalam talian kami. Anda boleh memodifikasi seting pada pelayar anda untuk menyekat ‘cookies’.

Hak anda terhadap akses, pembetulan dan menarik balik kebenaran

Anda berhak meminta akses kepada dan pembetulan maklumat tentang anda yang disimpan oleh kami dan dalam hal ini, anda boleh:

1. menyemak sama ada kami menyimpan atau menggunakan Data Peribadi anda dan meminta akses kepada data tersebut;
2. meminta agar kami membetulkan sebarang Data Peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau ketinggalan zaman;
3. meminta agar kami menyatakan atau menjelaskan dasar dan prosedurnya berhubung dengan data dan jenis Data Peribadi yang dikendalikan oleh kami;

Lihat Garis Panduan tentang Pengendalian Permintaan untuk Akses kepada Data Peribadi dan Borang Permintaan Akses Subjek kami yang diterbitkan di www.ccmberhad.com untuk maklumat lanjut tentang PDPA.

Permintaan bertulis bagi akses kepada Data Peribadi atau pembetulan Data Peribadi atau untuk maklumat tentang dasar dan prosedur dan jenis Data Peribadi yang dikendalikan oleh Syarikat boleh dialamatkan kepada:

Anda berhak meminta kami berhenti memproses Data Peribadi anda. Jika anda ingin menguatkuasakan hak ini, sila nyatakan permintaan anda secara bertulis, berikan maklumat anda dan hantar kepada:

Kami akan berusaha sedaya upaya untuk memberikan balasan dalam masa 21 hari sebaik sahaja kami menerima permintaan anda. Walau bagaimanapun, proses ini mungkin memakan masa lebih lama jika kami mengalami kesulitan kerana maklumat yang anda berikan tidak lengkap.

Notis Data Peribadi & Maklumat disediakan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Versi Bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia jika terdapat percanggahan antara dua versi tersebut. Kami mungkin mengubah Notis Data Peribadi & Maklumat ini dari semasa ke semasa. Anda harus menyemak Notis Data Peribadi & Maklumat ini secara berkala untuk memastikan anda mengetahui versi terkini yang akan diguna pakai setiap kali anda mengakses laman web kami.

Garis Panduan tentang Pengendalian Permintaan Untuk Data Peribadi

1. Keperluan bagi permintaan yang sah
   • Permintaan hendaklah dibuat secara bertulis. Borang Permintaan (Borang I) (yang boleh dimuat turun daripada www.ccmberhad.com) hendaklah diisi dan diserahkan kepada kami. Jika anda meminta data peribadi bagi pihak individu lain, sila gunakan Borang II.
   • Permintaan yang dibuat oleh orang yang bukan pekerja CCM hendaklah disertai dengan bayaran yang cukup. Kami kini mengenakan jumlah sebanyak RM10;
   • Kami boleh meminta dokumen sokongan daripada anda untuk menentusahkan identiti anda sebelum membenarkan akses. Borang Permintaan mengandungi contoh jenis dokumen yang boleh digunakan untuk melakukan perkara ini. Biasanya kami akan meminta sesalinan Kad Pengenalan / Lesen Memandu / pasport anda untuk membolehkan kami memastikan identiti anda. Kami juga boleh meminta dokumen bukti lanjut, misalnya bil utiliti terkini (atau yang bersamaan dengannya) untuk menentusahkan identiti dan alamat anda. Jika anda bukan subjek data, kami akan menghendaki anda mengemukakan sesalinan kuasa sah anda, misalnya Surat Kuasa Wakil, jika berkenaan.
   • Kami hendaklah boleh mengenal pasti maklumat yang diminta. Misalnya, jika subjek data adalah pekerja dan juga pelanggan CCM, kami boleh meminta anda menyatakan sama ada anda memohon akses kepada fail sumber manusia subjek data, rekod pelanggannya atau kedua-duanya sekali.
   • Kecuali keperluan di atas dipenuhi, kami tidak mempunyai obligasi untuk mematuhi sesuatu permintaan.
2. Tempoh Masa untuk Memenuhi Permintaan
   1. Apabila permintaan akses subjek yang sah diterima, kami akan membalas dalam masa 21 hari selepas semua keperluan dipenuhi.
3. Pengecualian terhadap Hak Akses Data
   2. Dalam keadaan tertentu kami boleh dikecualikan daripada memberikan sesetengah atau semua data peribadi yang diminta. Pengecualian ini termasuk tetapi tidak terhad kepada keadaan berikut:
      • Pemberian akses akan mendedahkan data peribadi berhubung dengan individu lain yang boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut, kecuali (a) individu lain tersebut membenarkan pendedahan maklumat kepada anda; atau (b) dalam semua hal keadaan, kepatuhan dengan permintaan akses data adalah munasabah tanpa kebenaran individu lain tersebut;
      • Pemberian akses akan melanggar perintah mahkamah;
      • Pemberian akses akan mendedahkan maklumat perdagangan sulit;
      • Pemberian akses akan memudaratkan tujuan menghalang atau mengesan jenayah, menangkap atau mendakwa pesalah;
      • Data yang diminta melibatkan surat perakuan sulit yang telah kami berikan kepada pihak ketiga bagi tujuan pendidikan, latihan atau pekerjaan sebenar atau berpotensi anda; pelantikan anda untuk memegang sebarang jawatan; atau penyediaan sebarang perkhidmatan oleh anda.
      • Data yang diminta melibatkan data peribadi yang tertakluk kepada perlindungan profesional undang-undang. Ini merangkum komunikasi sulit antara kami dan peguam kami di mana tujuan utama komunikasi adalah pemberian atau penerimaan nasihat undang-undang; dan maklumat sulit antara kami atau peguam kami dan pihak ketiga (seperti saksi) di mana tujuan utama komunikasi adalah pemberian atau permintaan nasihat undang-undang mengenai prosiding undang-undang semasa atau berpotensi.
      • Pemberian akses akan memudaratkan pengendalian perniagaan atau aktiviti kami apabila data peribadi yang diproses oleh kami adalah bagi tujuan ramalan atau perancangan pengurusan untuk membantu kami mengendalikan sebarang perniagaan atau aktiviti. Contoh aktiviti ramalan dan perancangan pengurusan termasuk penempatan semula kakitangan, lebihan pekerja, perancangan penggantian, kenaikan pangkat dan penurunan pangkat;
      • Data yang diminta melibatkan data peribadi yang merangkum rekod tentang niat kami berhubung dengan rundingan dengan anda di mana tindakan sedemikian kemungkinan besar akan memudaratkan rundingan tersebut.
   3. Setiap permintaan akan dipertimbangkan mengikut keadaan individu setelah mengambil kira semua fakta.